Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

25.5.2018

1. REKISTERINPITÄJÄ
Vekka Tours
Vekka Liikenne Oy
Parolantie 104
13130 Hämeenlinna

Vekka Tours on Vekka Liikenne Oy:n (y-tunnus 0146866-8) rekisteröimä aputoiminimi

2. YHTEYSHENKILÖ
Virpi Juutinen
+358 44 775 7121
virpi.juutinen@vekkatours.fi

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt ohjataan yhteyshenkilölle.

3. REKISTERIN NIMI
Vekka Tours Asiakas- ja markkinointirekisteri, sisältäen
– asiakasrekisteri
– verkkokaupan asiakasrekisteri
– uutiskirjeen tilaajarekisteri
– markkinointirekisteri

Vekka Tours suojaa palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), EU General Data Protection Regulation, GDPR (679/2016) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilö- ja käyttäjädataa tarvitaan Vekka Toursin tarjoamien palvelujen toteuttamiseksi. Näin voidaan käsitellä ja toimittaa niihin liittyvä tieto asiakkaille sekä toteuttaa digitaalisten palvelut verkkokaupassa.

Käyttäjä hyväksyy tämän rekisteriselosteen ehdot käyttämällä Vekka Toursin palveluja. Mikäli käyttäjä ei hyväksy näitä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää palveluita tai niitä voidaan rajoittaa.

Asiakasrekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseksi: asiakaspalvelu, verkkokaupan palvelut, laskutus ja rahaliikenne sekä muu Vekka Toursilta hankittujen palvelujen hoitoon liittyvä yhteydenpito ja tiedotus.

Uutiskirjeen tilaajarekisteriä käytetään Vekka Toursin uutiskirjeen jakeluun ja palvelujen markkinointikäyttöön. Uutiskirjeen tilaajaksi voi liittyä www-sivuilla. Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysytään tilaajan suostumus muihin markkinointitoimenpiteisiin.

Markkinointirekisteriä käytetään palvelujen markkinointiin nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Markkinointirekisterin henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä niitä luovuteta kolmannelle osapuolelle. Asiakas voi omalla ilmoituksellaan pyytää henkilötietojensa poistamista markkinointirekisteristä.

Muut rekisterit
Lisäksi Vekka Toursilla on markkinointikäytössä seuraavat rekisterit:
– Hämeen Matkailun asiakasrekisteri (hallinnoi Linnan Kehitys Oy)
– Hämeen Yrittäjien jäsenrekisteri, jäsenmarkkinointiin
– Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Asiakasrekisteriin, mukaan lukien verkkokaupan rekisteröitymistiedot kerätään:
– Asiakkaan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Pankkiyhteys
– Syntymäaika
– Organisaatioasiakkailla muut tarpeelliset yhteystiedot sekä rekisteröidyn työtehtävät, ammatti, asema ja tehtävä organisaatioissa.
– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten matkoihin ja muihin palveluihin liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet ja muut vastaavat tiedot.
– Tietoja rekisteröidyn aiemmin käyttämistä palveluista ja muita asiakkuuteen liittyviä tietoja.
– Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
– Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
– Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.

Uutiskirjeen tilaajarekisterin tietosisältö
– Tilaajan nimi, organisaatio ja sähköpostiosoite
– Tilaajan antama suostumus / kielto markkinointiviestien vastaanottoon

Markkinointirekisterin tietosisältö
– Asiakkaan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten matkoihin ja muihin palveluihin liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet ja muut vastaavat tiedot
– Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.

Jokaisella rekistereihin tallennetulla on oikeus tarkastaa, vaatia oikaisua tai pyytää poistamaan Vekka Toursin henkilörekisteihin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle (kohta 2.).

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

6. a Asiakasrekisteri
Tallennettavat tiedot kertyvät pääasiallisesti asiakassuhteisiin perustuvassa omassa toiminnassa, osto- ja palvelutapahtumien yhteydessä sekä verkkokauppaan kirjautumisen ja asioinnin yhteydessä. Ryhmämatkoissa tiedot voidaan kerätä matkanjärjestäjän kautta.

6. b Uutiskirjeen tilaajarekisteri
Sähköpostin välityksellä lähetettävän uutiskirjeen tilaajaksi voi liittyä www.vekkatours.fi -sivustolla. Myös eri markkinointiaineistoissa voidaan kysyä halukkuutta liittyä uutiskirjeen tilaajaksi. Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysytään myös tilaajan suostumus muihin markkinointitoimenpiteisiin.

6. c Markkinointirekisteri
Tietojen keruu ja tallennus on suoritettu tapahtumien ja markkinointiaineistojen kautta henkilöiden antamalla suostumuksella (lupa suoramarkkinointiin ja yhteydenottoihin).

6. d Muut rekisterit
Muita käytössä olevia markkinointirekisterejä (Hämeen Matkailun markkinointirekisteri, Suomen Yrittäjien jäsenrekisteri, Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri) tuottavat ja hallinnoivat nimeltä mainitut toimijat. Markkinoinnissa tietoja käytetään luottamuksellisesti lainsäädännön ja sopimusten mukaisesti.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille, jos niitä tarvitaan palvelujen tuottamiseksi, kuten
– riittävien osallistuja-, varaus- ja henkilötietojen ilmoittamista esimerkiksi hotelleille, risteilyaluksille, lentoyhtiöille, tapahtumatuottajille ym. palvelukokonaisuuteen liittyville osapuolille
Yhteistyökumppanien kanssa tehdään sopimus henkilötietojen luottamuksellisesta käsittelystä Suomen matkatoimistoalan liiton (SMAL) suositusten mukaisesti.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Matkaa varten annettuja henkilötietoja siirretään tarvittaessa matkan suorittamisen ja varaamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA -maihin että niiden ulkopuolisille alueille. Tietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n tietosuojalain periaatteita

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

9. a Manuaalinen aineisto
Rekisteriä ei säilytetä tulosteena. Manuaaliseen aineistoon kuuluvat, palvelujen suorittamiseen kuuluvat asiakirjat, laskut, kirjeenvaihto jne. säilytetään yrityksen tiloissa lukitussa tilassa ja niitä pääsevät käsittelemään vain yrityksessä valtuutetut henkilöt. Kyseisillä henkilöillä on salassapito- ja lojaliteettivelvollisuus olla luovuttamatta tietoja ulkopuolisten käyttöön.

9. b ATK:lla käsiteltävä aineisto
Sähköisen aineistoon kuuluvat, palvelujen suorittamiseen kuuluvat asiakirjat, laskut, kirjeenvaihto jne. säilytetään yrityksen tietojärjestelmässä. Suojatut käyttöoikeudet tietojen käsittelyyn on vain yrityksessä valtuutetuilla henkilöillä. Kyseisillä henkilöillä on salassapito- ja lojaliteettivelvollisuus olla luovuttamatta tietoja ulkopuolisten käyttöön.